El
teléfono: un punto clave en la empresa.
El teléfono
es uno de los puntos clave para toda empresa. Lo ideal sería tener
instalado un sistema de comunicación moderno ágil, bien dimensionado
y ampliable para aumentar la rentabilidad de todos los departamentos de
nuestra empresa.
Sin embargo,
no todas las empresas pueden utilizar las más modernas tecnologías
aplicadas a la telefonía, ya sea por falta de recursos económicos
u otros motivos. Esto no debe ser un impediemnto para mantener su empresa
bien comunicada a través del teléfono.
Centralitas
pequeñas
Cuando la empresa
es muy pequeña, es decir que está compuesta por dos o tres
personas, se pueden utilizar teléfonos convencionales o con una
pequeña red de inalámbricos.
Otra posibilidad
que da una comunicación de calidad, así como libertdad de
movimiento (300 metros libres de obstáculos), contestador e incluso
transferencia de llamadas de un teléfono a otro, son los nuevos
equipos digitales DECT.
Pero, la empresa
debe tener previsto su ampliación ya que le puede ocurrir que sus
equipos se le queden pequeños, y por lo tanto ofrecer un servicio
de mala calidad. En el momento que la empresa crece, debemos acudir a centralitas
digitales, que nos darán soluciones más globales.
Otra posibilidad
son las centralitas modulares de última generación, que tienen
la ventaja de que se pueden ampliar a medida que lo haga la empresa.
Centros
de Llamadas
Los centros
de llamadas son equipos potentes y de alta rendimiento pensados más
para mejor a las llamadas entrantes, al mismo tiempo, que abarata los costes
de la empresa.
Un centro de
llamadas está compuesto por un complicado sistema informático
que permite contestar de forma inmediata, reconocer la voz, grabar el mesaje,
comunicarle con ordenador o encaminar la llamada hacia la persona adecuada.
Por lo tanto,
hay que estudiar las distintas posibilidades que nos ofrece el mercado
de la telefonía antes de decidirnos. En este artículo vamos
a dar una serie de recomendaciones que le sean útiles a la hora
de la decisión de compra de un equipo telefónico.
El primer lugar,
el objetivo principal de cualquier equipo telefónico es mejorar
la relación con el exterior y entre los departamentos de la empresa.
Por lo tanto, es muy importante que las comunicaciones sean fluidas y sencillas
para que sólo tenga que preocuparse por realizar su trabajo.
Estas son las
claves para elegir el equipo telefónico:
Análisis
Antes de realizar
la compra final, debemos analizar el número de líneas y extensiones
que vamos a necesitar para realizar de forma adecuada la actividad de la
empresa. Esta es una de las fases más importantes ya que podemos
comprar algo que no se ajuste a nuestras necesidades reales.
Facilidad de
uso
La sencillez
de uso debe ser el requisito más importante a la hora de la decisión
de compra. Ya que podemos comprar algo muy sofisticado pero muy difícil
de manejar que llegue a estorbar en el trabajo cotidiano. Otro punto a
tener en cuenta es la versatilidad para programar funciones automáticas.
Ampliable
La centraliata
deber ser modular interconectada y fácilmente ampliable. Hay que
pensar que la empresa puede crecer y por lo tanto, la centralita puede
quedarse insuficiente. Así, la capacidad de ampliación será
un factor clave en la compra.
Fax
No debemos
olvidarnos de los equipos de fax, ya que son claves en las comunicaciones
de la empresa actual. Los fax deben ser versátiles, que estén
conectados al ordenador (ahorro de papel) y tener funciones añadidas.
Nuevos medios
Hay que pensar
también en las nuevas tecnologías ya que vivimos en un entrono
empresarial muy competitivo. El e-mail está sustituyendo a fax,
es decir, se ha integrado perfectamente en la empresa.
Por otro lado,
el futuro más próximo de las comunicaciones telefónicas
es la videoconferencia. Este sistema permite la transmisión de imagen
y sonido a través de las líneas de teléfono.
Sin embargo,
lo más novedoso es la telefonía bajo protocolo de Internet
o telefonía IP. Este sistema de telefonía nos permite ahorrar
de forma considerable la cuenta del teléfono. Ari, en este sentido,
ha desarrollado un nuevo producto, Gateway IPvox, que posibilita realizar
llamadas:
- Teléfono
a teléfono
- PC(Netmeeting)
a teléfono
- Teléfono
a PC(Netmeeting)
- Fax a fax
a través
de Internet, intranet, Infovía o Infovía Plus.
Con este panorama
sobre el futuro damos fin a estas recomendaciones que esperamos que sean
útiles.
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